Reisbeleid van de UGent

UGent kader

Onderwijs en Examenreglement Artikel 46 §4 . Alle UGent-studenten die een deel van hun opleiding (het volgen van opleidingsonderdelen aan een buitenlandse instelling, stage, onderzoek in het kader van hun masterproef, verplichte buitenlandse studiereis …) in het buitenland doorbrengen hebben de verplichting om zich tijdig via Oasis te registreren als uitwisselingsstudent (zoals vermeld in de aanvraagprocedure).

Ook studenten die geen financiering via de UGent ontvangen voor hun verblijf in het buitenland dienen deze registratie in orde te brengen. Studenten zonder registratie in Oasis vóór de eerste maandag van de maand voorafgaand aan de maand van vertrek kunnen geen toestemming krijgen om een deel van hun opleiding in het buitenland door te brengen. Het universiteitsbestuur heeft het recht omwille van uitzonderlijke omstandigheden (bv. omwille van veiligheidsredenen, redenen die de academische activiteiten in het buitenland belemmeren …) deze toestemming om een deel van de opleiding in het buitenland door te brengen in te trekken of studenten die zich in het buitenland bevinden verplicht te laten terugkeren.

Voor studenten zonder toestemming wordt de academische erkenning niet gegarandeerd en wordt ook geen omkadering voorzien door de UGent van het studieverblijf in het buitenland.

Algemeen veiligheidskader

De UGent baseert de reistoelatingen/weigeringen op formele en informele overheidsadviezen, landeninformatie en andere internationale bronnen en houdt rekening met deze elementen:

1. De algemene veiligheidssituatie (vb. politieke toestand, onlusten, natuurrampen...)
2. De algemene gezondheidssituatie en de toegang tot medische zorgen (vb. Ebola, COVID-19, weinig of geen ziekenhuis infrastructuur...)
3. Landelijke of regionale strenge maatregelen of gebeurtenissen, met grote beperkingen van de bewegingsvrijheid als gevolg (vb. noodtoestand, avondklok, langdurige algemene stakingen, lockdown, ...)
4. De toegang van Belgische ingezetenen tot een bepaald land/gebied
5. Het academisch on campus aanbod bij partnerinstellingen/stageplaatsen (vb. enkel online lessen, stakingen van universiteiten, ...)

Studenten die naar risicogebieden reizen, moeten bijkomende stappen ondernemen alvorens ze toelating kunnen krijgen. Dit kan als de uitwisseling/stage specifiek naar deze bestemming een academische meerwaarde heeft. Hiervoor moet een reisrisico- inschatting gemaakt worden. Contacteer hiervoor de FCI-medewerker van je faculteit. We vragen om om hierin in eigen woorden te beschrijven welke risico’s zich mogelijk stellen in het land/de regio/de stad waar je zult verblijven. Denk aan criminaliteit, politieke onlusten, klimatologische omstandigheden, ziektes, gebrekkige gezondheidszorg, vervoer, ... We vragen om dit af te wegen t.o.v. je persoonlijke situatie (ben je man of vrouw, heb je al dan niet een medische voorgeschiedenis, behoor je al dan niet tot LGTBQ+ gemeenschap, kom je openlijk uit voor je geloof, je politieke overtuiging, heb je ervaring met reizen naar het gebied, spreek je de taal, heb je een sterk lokaal netwerk enzovoort. Ook je opleiding/faculteit moet dit reisrisicoformulier aanvullen en ondertekenen.

Studenten met een structurele in het curriculum ingebedde mobiliteit (bv. Erasmus Mundus) of studenten met de nationaliteit  van het land van bestemming  krijgen in principe automatisch toelating maar ook hier is een goeie voorbereiding en veiligheidsinschatting belangrijk!

Timing van de beslissing

• Studenten met een uitwisselingsaanvraag (studie) voor het 1e semester 2024-2025 krijgen in de loop van 2024 de beslissing met reisadvies voor hun bestemming. Studenten met mobiliteitsdoel studie die vertrekken in het 2^e semester krijgen de beslissing in de loop van oktober 2024 .
  
• Andere studenten met mobiliteitsdoel stage, onderzoek masterproef, veldwerk,… krijgen ten laatste op de eerste maandag van de maand voorafgaand aan de maand van vertrek een positieve of een negatieve beslissing van het Team Actueel/Reisadviezen.
• Indien een aanvraag een negatieve beslissing heeft gekregen, is dat finaal. De veiligheidssituatie wordt nauw opgevolgd en als de veiligheidssituatie voor een gebied verandert,  kan de eerder verkregen toestemming om te vertrekken alsnog worden ingetrokken. 

Informatie over reizen

De website van de FOD Buitenlandse Zaken en van andere overheden, maar ook andere informatiebronnen geven gedetailleerde info per land. Check dit goed voor vertrek!!! Hou je steeds aan de lokale maatregelen. Volg de lokale wetgeving en respecteer de normen en waarden van je gastland (die kunnen immers grondig verschillen van wat je als student gewoon bent in België).