Research Brief 33. Digitalisering: een magische oplossing tegen administratieve lasten?
Research Brief 33. Digitalisering: een magische oplossing tegen administratieve lasten?Uit een overtuiging dat digitalisering alles efficiënter maakt, focussen veel organisaties en overheden dan ook op digitalisering om het probleem rond deze administratieve lasten aan te pakken. Maar is deze overtuiging correct?
Research Brief 33. Digitalisering: een magische oplossing tegen administratieve lasten?
¨Doctoraal onderzoeker Jolien Muylaert
(24 oktober 2022) Onderzoek toont aan dat medewerkers uit de publieke sector steeds vaker geconfronteerd worden met regels, voorschriften en procedures die veel tijd in beslag nemen, terwijl deze geen of nauwelijks functionaliteit hebben. Uit een overtuiging dat digitalisering alles efficiënter maakt, focussen veel organisaties en overheden dan ook op digitalisering om het probleem rond deze administratieve lasten aan te pakken. Maar is deze overtuiging correct of kan digitalisering net resulteren in éxtra administratieve lasten? Doctoraal onderzoeker Jolien Muylaert zocht het uit samen met professor Mieke Audenaert en professor Adelien Decramer – de promotoren van haar doctoraatsonderzoek.
DIGITALE ADMINISTRATIEVE LASTEN IN VLAAMSE SCHOLEN
Omdat meer en meer scholen ook inzetten op een digitale leeromgeving, worden leerkrachten steeds vaker geconfronteerd met de integratie van ICT in hun job. Daarom onderzochten wij de impact van digitalisering op administratieve lasten in het Vlaams secundair onderwijs. Eerst werd aan de hand van 20 verkennende interviews nagegaan of leerkrachten geconfronteerd worden met administratieve lasten die voortkomen uit digitale tools. Deze interviews brachten aan het licht dat de digitale leeromgeving niet alleen grote voordelen met zich meebrengt, maar ook zorgt voor administratieve lasten. Inderdaad, door het gebruiksgemak van de digitale leeromgeving worden leerkrachten steeds vaker gevraagd om meer te rapporteren in deze digitale tool. Deze uitgebreide rapportering is niet enkel tijdsintensief, ook de meerwaarde en het nut voor de publieke dienstverlening werd door de leerkrachten in vraag gesteld. Om de gevolgen van deze digitale administratieve lasten in kaart te brengen, namen we een vragenlijst af bij 779 leerkrachten in 91 scholen waarmee gepeild werd naar de hoeveelheid digitale administratieve lasten die zij ervaarden, maar ook naar hun emotionele uitputting en hun verloopintentie.
DIGITALE ADMINISTRATIEVE LASTEN LEIDEN TOT EMOTIONELE UITPUTTING EN VERLOOPINTENTIE
Onze resultaten tonen aan dat het ervaren van digitale administratieve lasten kan leiden tot emotionele uitputting bij leerkrachten. Emotionele uitputting verwijst naar het gevoel emotioneel overbelast te zijn en wordt gekenmerkt door een verlies aan energie. Bovendien is emotionele uitputting een zeer belangrijk onderdeel van burn-out. Digitale administratieve lasten kunnen met andere woorden resulteren in burn-out. Dit is een uiterst belangrijke bevinding gegeven het groeiende aantal burn-outs bij leerkrachten. Bovendien tonen onze resultaten ook aan dat deze emotionele uitputting ervoor kan zorgen dat leerkrachten zullen overwegen op zoek te gaan naar een nieuwe job. Dat de aanwezigheid van digitale administratieve lasten deels de toenemende uitstroom van leerkrachten verklaart, is van groot belang gegeven het huidige lerarentekort.
VOORZICHTIGHEID IS GEBODEN BIJ HET INVOEREN VAN DIGITALE TOOLS
De resultaten van dit onderzoek tonen aan dat administratieve lasten heel wat negatieve gevolgen met zich meebrengen in het Vlaams secundair onderwijs. Maar deze bevindingen zijn ook relevant buiten de schoolpoort, gezien recent onderzoek aantoont dat de gevolgen van administratieve lasten vrij stabiel zijn over verschillende sectoren en contexten heen.
Het is dus van groot belang dat organisaties en beleidsmakers bestaande regels met een kritisch oog doornemen. Wanneer blijkt dat bepaalde regels weinig tot geen functionaliteit hebben, maar wel veel tijd in beslag nemen, moeten deze verwijderd of aangepast worden. Een belangrijke kanttekening hierbij is dat de ene medewerker het nut kan inzien van een bepaalde regel, terwijl een andere medewerker exact dezelfde regel als een administratieve last kan ervaren. Daarom is het zeer belangrijk dat organisaties de functionaliteit van regels duidelijk communiceren naar hun medewerkers.
Bovendien is het belangrijk dat organisaties en overheden er zich bewust van zijn dat het implementeren van digitale tools niet noodzakelijk een oplossing is voor het probleem rond administratieve lasten. Onze resultaten tonen namelijk aan dat digitalisering niet noodzakelijk een volledig positieve ontwikkeling is aangezien digitale instrumenten ook juist administratieve lasten met zich mee kunnen brengen. Dit betekent niet dat organisaties hun digitaliseringsproces een halt moeten toeroepen, maar wel dat ze bij de invoering van een nieuw digitaal instrument in de werkomgeving zorgvuldig moeten bekijken of dit de administratieve lasten effectief verlaagt en niet resulteert in bijkomende, vaak complexere, administratieve lasten.
Door doctoraal onderzoeker Jolien Muylaert (Vakgroep Marketing, Innovatie en Organisatie; FWO; Jolien.Muylaert@UGent.be).
