Research Brief 43. Een ondersteunende feedbackomgeving creëren, hoe doe je dat?
Doctoraal onderzoeker Isabeau Van Strydonck
(16 februari 2023) Dat het louter voeren van jaarlijkse of tweejaarlijkse evaluatiegesprekken niet volstaat om medewerkers gezond, gelukkig én productief te laten werken, daar is geen twijfel meer over. Medewerkers willen groeien en de kans krijgen om zich continu te ontwikkelen, zeker in hun job. Om deze continue ontwikkeling te faciliteren, worden organisaties – en vooral leidinggevenden – aangemoedigd om een feedbackomgeving te creëren, waar voortdurende en ondersteunende feedback centraal staat, en waar medewerkers eenvoudig feedback kunnen vragen én krijgen om hun prestaties te verbeteren.
Een feedbackomgeving: wat is dat precies?
Een feedbackomgeving wordt gedefinieerd als een werkomgeving die frequente, bijna dagelijkse, informele feedbackinteracties ondersteunt en stimuleert. In een feedbackomgeving voelen medewerkers, maar ook hun leidinggevenden, zich goed bij het regelmatig vragen, geven en krijgen van feedback, en wordt dit ook als iets normaals ervaren. Eerder dan een vorm van kritiek, wordt feedback dan ook vooral gezien als iets leuks, als een bron van informatie die toelaat om beter te presteren, en die essentieel is om te kunnen groeien in de job. Aangezien in een feedbackomgeving feedback op een zeer snelle, informele manier gegeven wordt, laat het toe om kort op de bal te spelen en de prestaties efficiënt bij te sturen waar nodig.
Volgens de wetenschappelijke literatuur wordt een feedbackomgeving gekenmerkt door zeven dimensies. Deze dimensies worden in kaart gebracht door medewerkers te bevragen naar hun percepties rond:
(i) de geloofwaardigheid en deskundigheid van hun leidinggevende om feedback te geven,
(ii) de kwaliteit en het nut van de feedback van de leidinggevende,
(iii) de tact en empathie waarmee de leidinggevende feedback geeft,
(iv) en (v) de mate waarin de leidinggevende zowel positieve feedback als negatieve feedback geeft,
(vi) of de leidinggevende beschikbaar is om feedback te geven wanneer dit nodig is en
(vii) de mate waarin men zich comfortabel voelt om zelf actief feedback aan de leidinggevende te vragen.
Onderzoek toont dan aan dat een feedbackomgeving tal van positieve effecten op het welbevinden en de prestaties van medewerkers teweeg brengt. Zo blijkt er een link te zijn met meer job tevredenheid, minder burn-out, betere prestaties en meer extra-rolgedrag (lees: extra taken opnemen die niet formeel van je verwacht worden).
Het creëren van zo'n feedbackomgeving lijkt misschien vanzelfsprekend, maar slechts een minderheid van de Vlaamse medewerkers ervaart die ook op het werk. Inderdaad, in onze bevraging naar aanleiding van Story @ UGent @ Work n°6 over welzijn op het werk, gaf slechts 46% van de Vlaamse medewerkers aan voldoende, ondersteunende feedback van hun leidinggevende te krijgen. Minder dan één op twee. Hallucinant, niet? Zeker aangezien we vanuit onderzoek weten dat een feedbackomgeving ook gelinkt is met minder verloopintentie (lees: minder mensen die de organisatie verlaten). Gegeven de huidige war for talent – waar het voor organisaties steeds moeilijker wordt om goede medewerkers te vinden en te behouden – wordt het creëren van een feedbackomgeving dus des te belangrijker!
Gedeelde verantwoordelijkheid
Leidinggevenden spelen een sleutelrol in het creëren van een ondersteunende feedbackomgeving. Zij fungeren namelijk als rolmodel in het vragen, accepteren en gebruiken van feedback. Dit wil echter niet zeggen dat het geven van feedback enkel de verantwoordelijkheid van de leidinggevende is. In het tot stand brengen van een ondersteunende feedbackomgeving speelt elk lid van de organisatie een rol: de leidinggevende zelf, maar uiteraard ook het top management (dat leidinggevenden toelaat om trainingen te volgen rond hoe een ondersteunende feedbackomgeving te creëren), alsook de medewerker (die open staat voor de feedback van de leidinggevende en hier zelf ook actief naar gaat vragen).
Aangezien feedback geen one size fits all approach hanteert, waarbij elke medewerker evenveel nood heeft aan feedback, kan het voor leidinggevenden moeilijk zijn om in te schatten wanneer een medewerker nu precies feedback wil. Om met deze uitdaging om te gaan, is het dan ook van ontzettend groot belang dat medewerkers zich comfortabel voelen om zélf actief feedback aan hun leidinggevende te vragen (dit is dan ook niet voor niets de belangrijke zevende dimensie van de feedbackomgeving).
Psychologische veiligheid is cruciaal
Om open te staan voor de feedback van een leidinggevende en hier ook actief naar te durven vragen, is er echter een belangrijke voorwaarde waaraan voldaan moet worden, en dat is het ervaren van psychologische veiligheid. Psychologische veiligheid verwijst naar de mate waarin medewerkers het gevoel hebben dat ze hun zorgen, vragen of ideeën openlijk mogen delen, zonder dat ze hiervoor afgestraft worden. In een psychologisch veilige omgeving ervaart men dan ook geen angst om problemen te delen, hulp te vragen of fouten te maken. Deze worden namelijk gezien als deel van het leerproces en als opportuniteiten om verder te groeien en te ontwikkelen.
- Waardeer feedback-zoekend gedrag: wanneer teamleden zich kwetsbaar opstellen door hun fouten of problemen openlijk te delen of feedback te vragen, geef dan ook expliciet aan dat je dergelijk gedrag waardeert.
- Deel jouw eigen fouten en tegenslagen: niemand van ons is onfeilbaar. Ook als leidinggevende bots je wel eens op problemen of zaken die niet geheel volgens plan verlopen. Door deze zaken te delen met je team, toon je dat tegenslagen zich kunnen voordoen en dat dit ook kansen zijn om uit te leren.
- Vraag zelf feedback: loop je vast met iets of vraag je je af hoe je iets op de beste manier kan doen? Ga dan eens ten rade bij je team. Door als leidinggevende zelf feedback te vragen, toon je dat het krijgen en geven van feedback iets normaals is en zullen medewerkers ook sneller geneigd zijn dit bij jou én bij elkaar te doen.
Door doctoraal onderzoeker Isabeau Van Strydonck (Vakgroep Marketing, Innovatie en Organisatie; FWO; Isabeau.VanStrydonck@UGent.be).
Lees nog meer over feedback en andere topics rond werk en arbeidsmarkt in het boek ‘In conflict gaan met je baas… en andere manieren om je loopbaan in eigen handen te nemen’ dat je sinds donderdag 2 februari 2023 in je lokale boekhandel kan gaan halen!