Research Brief 50. Tijd voor een goed gesprek met je medewerkers. Formele feedbackgesprekken heruitvinden
Research Brief 50. Tijd voor een goed gesprek met je medewerkers. Formele feedbackgesprekken heruitvindenAls organisatie is het vandaag de dag van cruciaal belang dat je de juiste medewerkers aantrekt en – vooral – behoudt. Dat wisten we al. Maar hoe doe je dat precies?
Research Brief 50. Tijd voor een goed gesprek met je medewerkers. Formele feedbackgesprekken heruitvinden
Doctoraal onderzoeker Shana Mertens en professor Eveline Schollaert
(11 mei 2023) Als organisatie is het vandaag de dag van cruciaal belang dat je de juiste medewerkers aantrekt en – vooral – behoudt. Dat wisten we al. Maar hoe doe je dat precies?
De huidige arbeidsmarktkrapte zorgt ervoor dat de oorlog om talent woedt. Organisaties in zowat elke sector zitten met de handen in het haar. Daarnaast steken ook nieuwe trends als ‘quiet quitting’ – waarin medewerkers zich niet méér inspannen voor hun werk dan absoluut noodzakelijk is – de kop op. Deze medewerkers voelen zich als het ware niet meer verbonden met en in hun organisatie. Conclusie? Geschikte medewerkers aantrekken is lastig; je huidige medewerkers aan boord houden misschien nóg lastiger.
Ervoor zorgen dat medewerkers zich betrokken voelen bij de organisatie is dus meer dan ooit cruciaal. Betrokken medewerkers zijn namelijk productiever, gelukkiger én minder geneigd om de organisatie te verlaten. Medewerkers zouden op een authentieke manier een plaats moeten krijgen in de beslissingsprocessen van de organisatie en zo voldoende de kans moeten krijgen om input te geven. Hoe meer men namelijk het gevoel heeft zich te kunnen uitspreken in de organisatie, hoe groter de betrokkenheid van medewerkers, aldus onderzoek.
Ook het gedrag van leidinggevenden kan doorslaggevend zijn voor de betrokkenheid van medewerkers. Een goede relatie met leidinggevenden zal mee bepalen hoe betrokken medewerkers zich voelen. Geeft die leidinggevende regelmatig feedback en is die betrokken bij de persoonlijke ontwikkeling van diens medewerkers? Bonuspunten! Medewerkers moeten zich met andere woorden gehoord voelen en er moet ruimte zijn voor constructieve dialoog. Makkelijk. Toch? In de realiteit blijkt dat echter geen evidentie te zijn.
Feedback
Wie constructieve dialoog zegt, zegt feedback. Feedback is er altijd, overal, in zo goed als iedere interactie. We zijn er ons echter niet altijd van bewust. Bovendien heeft het woord ‘feedback’ nog te vaak een slecht imago. “Zal ik je wat feedback geven?” klinkt vaak als “Sta mij toe je wat kritiek te geven, beste medewerker.”. Feedback bevat nochtans heel wat informatie; informatie die cruciaal is voor onze persoonlijke en professionele ontwikkeling. Daarnaast kan feedback vragen aan medewerkers een manier zijn voor leidinggevenden om inspraak te faciliteren. Medewerkers van organisaties waarin feedback genormaliseerd is, rapporteren trouwens een hogere emotionele betrokkenheid bij hun organisatie.
Formele (evaluatie)gesprekken?
We horen in HR-onderzoek en vanuit de praktijk steeds vaker dat formele feedback – bijvoorbeeld in de vorm van jaarlijkse, bureaucratische evaluatiegesprekken – onder vuur komt te liggen. Er wordt zelfs geargumenteerd dat die volledig geschrapt moeten worden. In plaats daarvan zouden we informele feedback moeten stimuleren, zo klinkt het. Onze collega’s, professor Adelien Decramer en professor Mieke Audenaert, bespraken dit topic reeds in een kennisclip. Ook daar benadrukten ze dat de formele evaluatiegesprekken in hun klassieke vorm afgeschaft zouden moeten worden. Klassieke evaluatiegesprekken worden namelijk gekenmerkt door heel wat papierwerk, een top-down communicatie en weinig inspraak van medewerkers. Daar wordt natuurlijk niemand blij van.
Ons onderzoek naar feedbackgesprekken tijdens de COVID-19-pandemie wijst echter uit dat we niet alle vormen van formele feedback overhaast mogen verwerpen. Inderdaad, tijdens het onderzoek kwamen er ook wat formele feedbackgesprekken betreft enkele voordelen aan het licht. Verschillende organisaties rapporteerden dat ze in crisistijden, zoals de pandemie, moeilijkheden ondervonden om feedback te garanderen wanneer er geen formeel systeem voorhanden was. Door het plotse telewerken verdwenen de informele gesprekken tussen leidinggevenden en medewerkers en dat terwijl verbondenheid met collega’s cruciaal is in telewerktijden. In dat geval bleken de formelere feedbackgesprekken dus zelfs een houvast te zijn; een manier om feedback te geven, zelfs wanneer de informele momenten verminderden of verdwenen. Daarnaast zijn dergelijke gesprekken vaak iets langer dan de reguliere, informele gesprekken, wat opnieuw de mogelijkheid biedt om met je medewerkers in dialoog te gaan.
Conclusie? Informele feedback kunnen we enkel aanraden. Een feedbackcultuur creëren waarin iedereen zich veilig voelt om feedback te vragen en te geven heeft namelijk heel wat voordelen. Dat betekent echter niet dat formele én informele feedback niet hand in hand kunnen gaan. De formele feedbackgesprekken in hun klassieke, bureaucratische vorm, die kunnen we (zoals onze collega’s al aanraadden) beter achterwege laten. Het inplannen van feedbackgesprekken – en zo het proces dus gedeeltelijk ‘formaliseren’ – kan aan de andere kant wél interessant zijn.
Aan de slag
Heb je het gevoel dat informele feedback nog niet helemaal vanzelf gaat in jouw organisatie? Dan kan het inplannen van feedbackgesprekken een goede eerste stap zijn naar een feedbackcultuur. Dat kan bijvoorbeeld maandelijks of zelfs tweewekelijks, afhankelijk van de aard van de job en het aantal informele feedbackmomenten. Die gesprekken kunnen individueel ingepland worden, of ze kunnen worden gelinkt aan het teamoverleg en dus plaatsvinden in teamverband. Op die manier wordt frequente feedback in de organisatie gegarandeerd, zelfs wanneer de informele momenten wegvallen of verminderen. Ons onderzoek toont dus aan dat ook formele feedbackgesprekken een plaats kunnen hebben in de feedbackcultuur; ze bieden een houvast, zowel voor medewerker als voor leidinggevende.
We moeten feedbackgesprekken – mits enkele aanpassingen – dus gaan bekijken als een opportuniteit. Een opportuniteit om verbinding te creëren tussen leidinggevenden en medewerkers, maar ook een opportuniteit om op een gedegen manier feedback te geven én te krijgen van onze medewerkers. Formele feedbackgesprekken – of zullen we vanaf nu groeigesprekken zeggen? – bieden met andere woorden de tijd voor een goed gesprek met medewerkers. Ze combineren met informele, continue feedback, kan dus erg waardevol zijn. Zullen we samen de ‘evaluatiegesprekken’ heruitvinden?
