Research Brief 78. Hoe leidinggevenden burn-outrisico kunnen verminderen door goed prestatiemanagement

Doctoraal onderzoeker Isabeau Van Strydonck

(18 april 2024) Er is waarschijnlijk geen enkele hrm-praktijk die zo vaak bediscussieerd en bekritiseerd wordt als prestatiemanagement. Dat is het plannen, opvolgen en evalueren van medewerkers hun prestaties. Die kritiek is niet geheel onterecht. Studies tonen aan dat prestatiemanagement stress en emotionele uitputting bij medewerkers teweeg brengt. In onze studie onderzoeken we hoe prestatiemanagement ontwikkeld en geïmplementeerd kan worden zonder deze negatieve effecten te veroorzaken. De resultaten tonen aan dat consistent prestatiemanagement en prestatiemanagement dat focust op de ontwikkeling van de medewerker een buffer is tegen emotionele uitputting – en burn-out.

De voorbije jaren verschenen verschillende studies naar de link tussen prestatiemanagement enerzijds en het welzijn en de prestaties van medewerkers anderzijds. Hoewel deze studies aantonen dat prestatiemanagement – over het algemeen – positieve effecten heeft op de prestaties van medewerkers, blijkt het tegelijkertijd ook gepaard te gaan met stress en emotionele uitputting. Emotionele uitputting – de kerncomponent van burn-out – kan omschreven worden als het gevoel dat je emotioneel ‘op’ bent.

Voortbouwend op recente inzichten uit de hrm-literatuur, onderzocht ik samen met mijn promotoren Adelien Decramer, Mieke Audenaert en coauteur Riccardo Peccei hoe prestatiemanagement ontwikkeld en geïmplementeerd kan worden om gevoelens van emotionele uitputting te verminderen. Om dit te onderzoeken, integreerden we twee belangrijke kernaspecten van prestatiemanagement, namelijk:

1. hun proces (dat wil zeggen hoe de planning, opvolging en evaluatie van prestaties worden geïmplementeerd en gecommuniceerd naar medewerkers toe) en
2. hun inhoud (dat wil zeggen wat er feitelijk besproken wordt tijdens deze plan-, opvolg- en evaluatiemomenten).

Proces: wees consistent

Een belangrijk element binnen het prestatiemanagement-proces is de consistentie waarmee de planning, opvolging en evaluatie van prestaties wordt geïmplementeerd en gecommuniceerd naar medewerkers toe. Consistentie verwijst naar de mate waarin een leidinggevende prestatiedoelstellingen met een medewerker opstelt en vervolgens de prestaties van de medewerker gaat opvolgen en evalueren in lijn met deze eerder overeengekomen doelstellingen. In een consistent prestatiemanagement-proces zijn de planning, opvolging en evaluatie van prestaties dus logisch op elkaar afgestemd waardoor de medewerker weet op welke prestaties die zal opgevolgd en beoordeeld worden.

De resultaten uit onze studie tonen aan dat dergelijk consistent prestatiemanagement-proces leidt tot een betere vertrouwensrelatie met de leidinggevende. Het zorgt er namelijk voor dat medewerkers kunnen vertrouwen op hun leidinggevende, wetende dat deze hun werkinspanningen zal evalueren in lijn met wat eerder is afgesproken. Ons onderzoek toont aan dat het ervaren van dergelijke vertrouwensrelatie met de leidinggevende, op zijn beurt, gelinkt is met een lager burn-outrisico.

Via deze verbeterde vertrouwensrelatie met de leidinggevende, is een consistent prestatiemanagement-proces dus cruciaal om emotionele uitputting bij medewerkers te verminderen. Digitale hrm-platformen, waarbij leidinggevenden en medewerkers aangespoord worden om doelstellingen, alsook korte samenvattingen van opvolggesprekken (ook wel ‘check-ins’ genoemd), vast te leggen, zouden voor leidinggevenden hier een houvast kunnen bieden. Een mooi voorbeeld hiervan is te vinden bij MIG Motors, die vorig jaar met de implementatie van hun innovatief Performance Review systeem de FLEET Employer of the Year award won.

Inhoud: focus op de ontwikkeling van medewerkers

Natuurlijk is het niet altijd eenvoudig om prestaties consistent te plannen, op te volgen en te evalueren. Denk bijvoorbeeld aan jobs waarbij doelstellingen tegenstrijdig of niet altijd makkelijk te kwantificeren – en dus op te volgen – zijn.

Omdat een consistent prestatiemanagement proces niet in elke job even makkelijk te handhaven is, onderzochten we of de inhoud van het prestatiemanagement-proces – met andere woorden: waar er concreet op gefocust wordt tijdens de plan-, opvolg- en evaluatiemomenten – ook een belangrijke rol speelt in het opbouwen van een goede vertrouwensrelatie met de leidinggevende en, bijgevolg, het verminderen van burn-outrisico. Specifiek keken we naar de mate waarin medewerkers ontwikkelingsgerichte feedback van hun leidinggevende ontvingen. Dit is feedback waarbij leidinggevenden, bij de planning, opvolging en evaluatie van medewerkers hun prestaties, focussen op de groei en de verbetering van de medewerker – bijvoorbeeld door het geven van concrete tips en suggesties over hoe de toekomstige prestaties verbeterd kunnen worden. Onze studie toont aan dat het krijgen van deze ontwikkelingsgerichte feedback ook bijdraagt tot een betere vertrouwensrelatie tussen medewerkers en hun leidinggevende en, bijgevolg, hun risico op het ervaren van emotionele uitputting vermindert.

En er was meer! Onze studie toont namelijk ook aan dat het krijgen van ontwikkelingsgerichte feedback kan compenseren voor een minder consistent prestatiemanagement-proces. Doordat medewerkers ontwikkelingsgerichte feedback van hun leidinggevenden krijgen, vinden ze al dat deze hen met de nodige zorg en respect behandelen. Hierdoor was het ervaren van consistentie in het prestatiemanagement-proces minder belangrijk – en dus minder nodig – om een vertrouwensrelatie met de leidinggevende op te bouwen, en bijgevolg, minder emotionele uitputting te ervaren. Een belangrijke bevinding, zeker voor jobs waar dergelijke consistentie in het prestatiemanagement proces niet altijd zo eenvoudig te handhaven is.

Hoe kijken medewerkers naar levenslang leren in hun job of organisatie? Welke impact heeft dit op hun welbevinden en prestaties? Hoe kunnen zaken zoals leiderschap en prestatiemanagement hier een positieve invloed op uitoefenen?

Bent u ook benieuwd naar het antwoord op deze vragen? Isabeau is momenteel op zoek naar organisaties die willen deelnemen aan dit onderzoek. In ruil voor deelname ontvangen alle organisaties een wetenschappelijk onderzoeksrapport met concrete, praktijkgerichte managementaanbevelingen. Heeft u interesse om deel te nemen of wil u meer informatie over dit onderzoek? Aarzel dan zeker niet om contact op te nemen met Isabeau (Isabeau.VanStrydonck@UGent.be).

Door doctoraal onderzoeker Isabeau Van Strydonck (Vakgroep Marketing, Innovatie en Organisatie; FWO; Isabeau.VanStrydonck@UGent.be).

Lees meer over dit onderzoek in het gepubliceerde wetenschappelijke artikel.

Lees ook de andere Research Briefs van UGent @ Work.