Research Brief 81. Hoe een gesprek van minder dan vijf minuten teams beter doet presteren
Doctoraal onderzoeker Shana Mertens, professor Eveline Schollaert, professor Saskia Crucke en doctoraal onderzoeker Marie Servaes
(30 mei 2024) Laat ons eerlijk zijn: teamprojecten verlopen niet altijd vlekkeloos. Vaak missen we open communicatie, een duidelijk gemeenschappelijk doel en hebben we het gevoel dat we niet op dezelfde golflengte zitten met onze teamleden. In ons nieuwste experiment ontwikkelden we een korte reflectie-oefening die alvast een deel van die problemen kan verhelpen: de event preview.
Ons werk is steeds vaker verbonden met dat van onze collega’s en daardoor werken we ook steeds intensiever samen. Om die reden vormen teams vandaag een van de belangrijkste schakels in organisaties. Die samenwerkingen bieden ons veel mogelijkheden. Zo laten ze ons toe om informeel van elkaar te leren en onze interpersoonlijke vaardigheden te verbeteren. Bovendien is het geheel vaak meer dan de som van de delen: sterktes van verschillende teamleden kunnen elkaar complementeren. Toch verlopen samenwerkingen niet altijd even vlot: verschillen in werkattitudes, communicatiestijl of doelen kunnen het proces bemoeilijken. Niet iedereen heeft namelijk hetzelfde idee over het project. Het kan dus interessant zijn om vooraf duidelijke afspraken te maken over de samenwerking. Een korte reflectie-oefening, waarin de verwachtingen worden afgestemd, zou daarbij kunnen helpen.
De event preview: een mentale voorstelling van het project
In onze nieuwste studie ontwikkelden we zo’n reflectie-oefening: de event preview. Dat is een kort groepsgesprek tussen de teamleden dat plaatsvindt vóór een project of taak. Het doel van dat gesprek is om de teamwerking al op voorhand te evalueren en de verwachtingen af te stemmen. Het gesprek duurt slechts drie tot vijf minuten, maar kan de communicatie en samenwerking binnen het team aanzienlijk vlotter doen verlopen.
Een event preview bestaat uit vijf vragen:
- Wat zijn onze concrete verwachtingen van het project?
- Op basis van die verwachtingen, hoe zien onze gewenste resultaten eruit?
- Wat kan ons helpen om die resultaten te behalen?
- Wat zou ons kunnen hinderen?
- Welke concrete stappen kunnen we nemen om ons doel te bereiken? Anders gezegd: wat is ons plan van aanpak?
Aan de hand van de antwoorden op die vragen creëren de teamleden een mentale simulatie van het project. Ze vergelijken de huidige situatie met het ideale einddoel en bekijken welke stappen nodig zijn om daar ook effectief te geraken. In de wetenschappelijke literatuur noemen we die vergelijking ‘mental contrasting’; door het contrast tussen de huidige en gewenste situatie te benadrukken, vergroot de motivatie en doelgerichtheid van elk individu.
We testten die nieuwe tool aan de hand van een experiment waarin we 119 teams van drie personen een set raadsels lieten oplossen. Uit het experiment blijkt dat, wanneer teams vóór ze aan hun taak beginnen een kort gesprek voeren, ze uiteindelijk beter scoren op de taak dan de teams die geen event preview uitvoerden. Ze konden namelijk meer raadsels oplossen en gingen efficiënter te werk met de beperkte tijd die ze daarvoor kregen. Na de opdracht vulden onze respondenten ook een korte vragenlijst in. Daaruit blijkt dat de teams die wél een event preview uitvoerden vonden dat ze meer open communiceerden: ze scoorden bijvoorbeeld hoger op statements zoals “alle teamleden hebben de kans om hun mening te uiten” en “het team luistert naar de input van ieder individu”. Ze blijken ook meer vertrouwen te hebben in het potentieel van hun team om een hoge score te behalen.
Teamreflexiviteit
Het lijkt misschien absurd dat dergelijke korte gesprekken echt impact kunnen hebben. Toch zijn ze effectief omdat ze ervoor zorgen dat de teamwerking geëvalueerd wordt. Die teamreflexiviteit, zoals dat in onderzoek genoemd wordt, is een cruciaal concept in teamdynamiek en samenwerking. Het duidt het vermogen van een team aan om kritisch naar zichzelf te kijken en voortdurend te streven naar verbetering.
Teams die teamreflexiviteit omarmen, creëren een omgeving waarin open communicatie, feedback en het delen van ideeën wordt aangemoedigd. Teamleden zijn in staat om samen te evalueren wat werkt en wat beter kan, zonder angst voor negatieve gevolgen. Daardoor kunnen de teams problemen efficiënt oplossen, weloverwogen beslissingen nemen, en de effectiviteit van het team verhogen.
Belangrijk is dat teamreflexiviteit niet alleen helpt om problemen te identificeren, maar ook om successen en sterke punten te erkennen. Door zowel positieve als negatieve aspecten van het teamproces te benadrukken, ontstaat een gebalanceerde en constructieve benadering van zelfevaluatie. Teamreflexiviteit is dus een waardevol instrument voor teams die streven naar continue groei en succes.
De after-action review
Naast de event preview bestaan er ook andere tools die teamreflexiviteit kunnen stimuleren. Een erg bekend voorbeeld is de after-action review (AAR), een techniek die heel populair is in het leger. Een AAR is in zekere zin de tegenhanger van de event preview: hoewel de tool ook bestaat uit een vaste vragenset, vindt de reflectie pas ná het project plaats. Daarom wordt het dan ook een after-action review genoemd.
Het doel van een AAR is om inzicht te krijgen in wat werkt, wat beter kan en hoe het in de toekomst anders moet. Ideaal dus voor projecten of samenwerkingen die regelmatig plaatsvinden. Elke reflectie vormt een les voor het volgende project. Een AAR is dus minder geschikt voor een eenmalige samenwerking of voor projecten die eerder uniek zijn (en dus niet regelmatig voorvallen). Hier kan de event preview dan weer interessant zijn. Terwijl een AAR ideaal is om te leren uit je fouten, maakt de event preview het net mogelijk om die fouten te voorkomen.
Er zelf mee aan de slag gaan in jouw organisatie? Bied je medewerkers een template aan met enkele instructies en de vaste vragenset. En vraag hen om de eerste drie minuten van hun volgende project te reserveren voor een korte reflectie over de samenwerking. Een event preview kan zowel zelfstandig worden uitgevoerd als begeleid worden door een leidinggevende.
Door doctoraal onderzoeker Shana Mertens, professor Eveline Schollaert, professor Saskia Crucke en doctoraal onderzoeker Marie Servaes (Vakgroep Marketing, Innovatie & Organisatie; Shana.Mertens@UGent.be, Eveline.Schollaert@UGent.be, Saskia.Crucke@UGent.be, Marie.Servaes@UGent.be).
Lees meer over dit onderzoek in het gepubliceerde wetenschappelijke artikel.